Power BI har raskt blitt et av de mest brukte verktøyene for dataanalyse og visualisering. Siden lanseringen i 2015 har det utviklet seg til å bli et kraftig verktøy både for selvbetjening og som en enterprise-løsning, med evnen til å hente verdi fra data på kort tid og uten store kostnader. Men hvordan sikrer man at dette verktøyet brukes riktig i en organisasjon, og hvordan balanserer man brukervennlighet med sikkerhet og kontroll? Svaret ligger i god Power BI Governance.

Power BI Governance vs Data Governance?

Power BI Governance: Dette er et mer spesifikt rammeverk som handler om styring av bruken av Power BI-plattformen i organisasjonen. Det fokuserer på hvordan man best mulig kan administrere selvbetjente rapporteringsløsninger og enterprise BI-løsninger ved hjelp av Power BI, og omfatter temaer som datamodellering, rapportering, datatilganger, sikkerhet, og versjonskontroll. Power BI governance omfatter også opplæring av brukere, overvåkning av bruk, håndtering av arbeidsområder, og samsvar med organisasjonens overordnede data governance.

Data Governance: Dette er det overordnede rammeverket for hvordan organisasjoner håndterer sine data på en sikker, effektiv og ansvarlig måte. Det omfatter retningslinjer, prosedyrer, standarder, og roller for å sikre at data er pålitelige, av høy kvalitet, tilgjengelige og at de behandles i samsvar med lover og forskrifter som GDPR eller NIS2. Data governance gjelder for alle datasystemer og plattformer organisasjonen bruker, inkludert datakvalitet, metadata management, data security, personvern, og compliance.

Kort sagt, data governance dekker styring av all data i hele organisasjonen, mens Power BI governance er fokusert på spesifikke retningslinjer for Power BI-plattformen og dens bruk innenfor rammene som data governance setter.

Power BI Governance bidrar til:

• Struktur og produktivitet: Dette handler om hvordan Power BI-plattformen brukes effektivt i organisasjonen, inkludert regler for deling, vedlikehold av rapporter og opplæring av brukere.
• Datakvalitet og integritet: Fokuserer på kvaliteten av dataene som brukes i Power BI-rapporter og modeller, og at rapportene er bygd på konsistente datakilder.
• Sikkerhet og kontroll: Omfatter tilgangskontroller og roller spesifikt for rapporter, dashboards og datamodeller i Power BI, samt beskyttelse av sensitiv informasjon fra feil bruk eller deling.
• Synlighet og sporbarhet: Overvåking av bruk, aktivitet og ytelse i Power BI-miljøet for å identifisere bruksatferd, feil og forbedringsmuligheter.

Hvordan etablere Power BI Governance

For å lykkes med Power BI Governance, bør man fokusere på flere nøkkelområder, avhengig av organisasjonens behov og modenhet.

Ressurser og roller

Roller og ansvar må tydelig defineres. En vanlig utfordring er at de mest erfarne brukerne av Power BI ofte blir uformelle administratorer uten en strukturert rollebeskrivelse. Derfor bør roller som Power BI-administrator og kapasitetsadministrator (for de med Power BI Premium-lisens) formelt etableres – selv om disse rollene ofte er fylt av samme person.

I tillegg er opplæring og støtte avgjørende for å sikre at alle brukere forstår sine oppgaver og hvordan de skal bruke verktøyene riktig. Å etablere et «Community of Practice» kan være en effektiv måte å dele erfaringer, utfordringer og beste praksis på tvers av organisasjonen, slik at kompetansen stadig styrkes internt.

Rutiner og retningslinjer

Dette er kanskje den mest tidkrevende delen av governance, men også en av de viktigste. Det er nødvendig å utvikle retningslinjer og dokumentasjon som hjelper både brukere og administratorer med å følge riktige prosesser. Dette kan omfatte:

• Sikkerhetsinnstillinger
  Konfigurasjon av miljø(tenant)-innstillinger for å kontrollere tilgang til rapporter og data.

For å sikre at integrasjonene følger riktige retningslinjer og sikkerhetskrav, bør governance også inkludere klare regler for hva som er lov og ikke. Dette gjelder spesielt for tekniske løsninger som Power BI Embedded, samt hvordan XMLA-endepunkter og GIT brukes i organisasjonens utviklingsprosesser.

• Standardisering
  Innføring av maler, farger, og navnestandarder for å sikre enhetlig design og struktur i rapporter. Dersom organisasjonen har en designmal, er dette et godt utgangspunkt.
• Eksempel på beste praksis
  Det anbefales å dele rapporter via apper fremfor direkte deling fra arbeidsområder. Bruker du RLS (Row-Level Security) for å begrense datatilgang, kan direkte deling fra arbeidsområder oppheve RLS-innstillingene.
• Eierskap
  Fordeling av eierskap til datakilder og rapporter for å sikre ansvarlighet og kontinuerlig oppfølging av innholdet.

Opplæring og støttefunksjoner

For å sikre suksess med Power BI, må brukerne få tilstrekkelig opplæring i hvordan de kan bruke verktøyene effektivt. Dette gjelder alle roller – fra de som bare bruker rapporter til dataadministratorer. Det kan også være verdifullt å tilby intern støtte eller ekstern konsulentbistand for å hjelpe nye brukere med å komme i gang.

En ofte oversett gruppe er de som kun skal bruke rapportene. Det er en enkel, men effektiv gevinst å gi opplæring i hvordan rapportene kan utnyttes optimalt, i tillegg til å fokusere på opplæring i hvordan rapporter og semantiske modeller opprettes.

Overvåking og kontroll

Overvåking er avgjørende for å sikre at retningslinjene for Power BI følges. Ved hjelp av spørringer mot Power BI REST-APIet kan du spore aktivitet, bygge en inventarliste over rapporter og datakilder, og få innsikt i hvordan plattformen brukes. Dette gir mulighet til å reagere raskere på feil, samtidig som det hjelper deg å identifisere hvilke rapporter som brukes mest, og hvilke som kanskje ikke lenger er i bruk. Det kan også bidra til å oppdage ubrukte lisenser og avdekke om det finnes flere rapporter om samme tema.

Dersom målet er å maksimere verdien av utviklede rapporter, er det viktig å ha full oversikt over hva som finnes. Man kan ikke etterspørre tilgang til rapporter man ikke vet eksisterer.

Teknisk oppsett og eksterne verktøy

Power BI tilbyr omfattende muligheter for integrasjon med både Microsoft-verktøy og tredjepartsverktøy, spesielt i samarbeid med Microsoft Azure og Microsoft Purview. For avanserte brukere er XMLA-endepunktet (krever Premium lisens) en kraftig funksjon som gir direkte tilgang til Power BI-datasett, noe som muliggjør bruk av verktøy som Tabular Editor, ALM Toolkit, SQL Server Management Studio (SSMS) og DAX Studio. Disse verktøyene, som kan arbeide direkte med Power BI-datamodellen, utnytter Power BIs interne Analysis Services-motor for avanserte operasjoner som automatisert testing, distribuering og finjustering av modeller. Dette gir økt kontroll over datamodellene og gjør det enklere å forbedre styringsprosessene.

Videre kan versjonshåndtering sikres gjennom integrasjon med Git for kildekontroll. Ved å bruke GIT-repositorier kan endringer i rapporter, datasett og tilhørende skript spores, og tidligere versjoner kan gjenopprettes ved behov. Dette muliggjør implementering av CI/CD-pipelines for Power BI-prosjekter, slik at utviklere kan jobbe mer effektivt og samarbeide om modellutvikling på en strukturert og sikker måte.

Hvordan skape verdi gjennom Power BI

Power BI kan raskt tilføre verdi til organisasjoner, enten som et selvbetjeningsverktøy eller som en del av en enterprise-løsning. Selvbetjening gir ansatte fleksibilitet, men uten governance kan det oppstå utfordringer som inkonsekvent bruk av datakilder og mangel på standardisering. Ved å implementere governance kan organisasjoner sikre at selvbetjente løsninger er både effektive og trygge.

På den andre siden gir Power BI også mulighet for en enterprise-løsning med sentralisert kontroll. Dette er spesielt nyttig for større virksomheter som krever strenge sikkerhetsstandarder og konsistent databruk. En god governance-strategi sikrer at alle løsninger oppfyller interne og eksterne krav til datasikkerhet.

Konklusjon

Power BI har potensial til å skape stor verdi for organisasjoner ved å gi raskere tilgang til forretningskritisk innsikt og legge til rette for datadrevne beslutninger. Imidlertid er verdiskapningen sterkt avhengig av en strukturert tilnærming til Power BI governance. Ved å kombinere fleksibiliteten i Power BI med en governance-strategi, kan virksomheter dra nytte av verktøyet uten å kompromittere datakvalitet, sikkerhet eller compliance. Det er aldri for sent å implementere governance-tiltak i Power BI-miljøet ditt.