Lotteri- og stiftelsestilsynets reise med å innføre Copilot

På tre månader gjekk Lotteri- og stiftelsestilsynet frå førebuing til operativ bruk av Copilot. Innføring av KI-verktøy er ein del av IT- og sourcingstrategien vår, og handlar om meir enn ny teknologi: Målet er å bruke KI trygt, målretta og verdiskapande, samtidig som vi får meir effekt ut av Microsoft 365-plattforma.

Teams og andre Microsoft 365-applikasjonar har blitt gradvis innført i LS. Over tid har det gitt ulik praksis for korleis verktøya blir brukt. For å få større verdi ut av investeringane i lisensar og teknologi, såg vi behov for meir felles struktur, tydelegare styring og betre samhandling i plattforma.

Vi ønskte å redusere variasjonar i bruken av Microsoft 365, styrke gevinstrealiseringa og leggje betre til rette for at Copilot kunne bli ein trygg og nyttig del av arbeidskvardagen.

Innføring av KI som organisasjonsutvikling

Erfaringa vår er at innføring av KI må behandlast som eit organisasjonsprosjekt, ikkje som eit avgrensa teknologiprosjekt. Teknologien er eit hjelpemiddel, men berre éin del av endringa. For å lukkast måtte vi sjå Copilot i samanheng med arbeidsformer, informasjonsflyt, styring, kompetanse og trygg bruk av informasjon.

Prosjektet starta med kartlegging av arbeidsformer, informasjonsflyt og organisatoriske behov. Det gav oss eit grunnlag for vidare prioriteringar, tiltak og val av løysingar.

Saman med blinQ gjennomførte vi fleire workshopar som la grunnlaget for ny struktur, tydelegare styringsprinsipp og meir like arbeidsmåtar. Arbeidet gav oss eit betre utgangspunkt for å rydde i eksisterande løysingar og etablere tryggare rammer.

Retningslinjer for sikkerheit, informasjonsforvaltning og bruk av Copilot vart etablert. Dette styrka informasjonssikkerheita og personvernarbeidet, reduserte risiko og la grunnlaget for ei kontrollert og trygg innføring. Med rettleiing frå blinQ har vi redusert talet på lagringsplassar og fått betre oversikt over kvar informasjon blir lagra. Innføring av dataklassifisering har gitt oss betre kontroll på dataene våre og eit tydelegare grunnlag for trygg og forsvarleg bruk av Copilot.

Leiarar, avdelingar og tilsette vart involverte gjennom store delar av prosessen. Løysingane vart utvikla i tett dialog med brukarane og med utgangspunkt i korleis organisasjonen faktisk arbeider. Saman med blinQ gjennomførte vi opplæring for heile organisasjonen.

Ny bestillingsløysing

blinQ har òg hjelpt LS med å automatisere opprettinga av nye team. Den nye bestillingsløysinga er lett tilgjengeleg og sikrar at nye team blir oppretta i tråd med felles retningslinjer og avklart struktur.

Vi lykkast når alle er med

Prosjektet har bygd kompetanse der endringa faktisk skal skje – i kvardagen til dei tilsette. Gjennom samarbeidet med blinQ har vi styrkt både IT-avdelinga og resten av organisasjonen, og vi har etablert ein felles forståing av korleis Copilot og Microsoft 365 kan brukast trygt, effektivt og med større verdi.

Slik har LS gått frå førebuing til praktisk bruk, med betre struktur, sterkare styring og ein organisasjon som er betre rusta til å ta i bruk KI vidare.