I en stadig mer digitalisert verden er beskyttelse av sensitiv informasjon avgjørende for å opprettholde sikkerhet og overholde personvernlover. Microsoft 365 tilbyr en rekke verktøy for informasjonssikkerhet, hvorav en av de mest effektive er sensitivitetsmerking. Sensitivitetsmerking gjør det mulig for organisasjoner å klassifisere og beskytte data basert på sensitivitet, noe som sikrer at riktig nivå av sikkerhet anvendes på kritisk informasjon.
Hva er sensitivitetsmerking?
Sensitivitetsmerking i Microsoft 365 lar brukere legge til etiketter (labels) på dokumenter og e-poster for å indikere informasjonens sensitivitet. Disse etikettene kan være tilpasset for å møte spesifikke behov i organisasjonen, og de kan inkludere beskyttelsestiltak som kryptering, tilgangsbegrensninger, vannmerker og mer.
Opprettelse av sensitivitetsetiketter
For å opprette og administrere sensitivitetsetiketter, bruker man Microsoft 365 Security & Compliance Center eller Microsoft Purview Compliance Portal. Prosessen involverer flere trinn:
- Definere sensitivitetsetiketter: Administratorer oppretter nye etiketter som representerer ulike nivåer av sensitivitet, som «Offentlig», «Intern», «Konfidensiell», og «Strengt Konfidensiell».
- Konfigurere beskyttelsestiltak: Hver etikett kan konfigureres med spesifikke beskyttelsestiltak. For eksempel kan en «Strengt Konfidensiell» etikett inkludere kryptering og begrensninger på deling utenfor organisasjonen.
- Publisere etiketter: Etter opprettelse kan etikettene publiseres til bestemte brukere eller grupper i organisasjonen. Dette gjør dem tilgjengelige for bruk i applikasjoner som Word, Excel, PowerPoint og Outlook.
Bruk av Sensitivitetsetiketter
Når etikettene er publisert, kan brukere enkelt legge dem til på sine dokumenter og e-poster. Dette kan gjøres manuelt av brukeren, eller automatisk gjennom policyer som analyserer innholdet og foreslår passende etiketter basert på regler satt av administratoren.
Manuell merking
Brukere kan velge sensitivitetsetiketter fra en meny i de fleste Microsoft 365-applikasjoner. For eksempel i Word kan en bruker gå til «Sensitivitets»-knappen på verktøylinjen og velge en passende etikett for dokumentet.
Automatisk merking
Organisasjoner kan også sette opp regler som automatisk tildeler sensitivitetsetiketter basert på innholdet. Dette er spesielt nyttig for å sikre at sensitive data alltid er korrekt merket, selv om brukeren glemmer å gjøre det manuelt.
Fordeler med Sensitivitetsmerking
- Økt sikkerhet: Sensitivitetsmerking sikrer at sensitive data beskyttes med de rette sikkerhetstiltakene, som reduserer risikoen for datalekkasjer.
- Overholdelse av regelverk: Ved å klassifisere og beskytte data i henhold til deres sensitivitet, hjelper sensitivitetsmerking organisasjoner å overholde personvernlover og bransjestandarder.
- Forenklet datahåndtering: Sensitivitetsmerking gir en klar oversikt over dataens sensitivitet, noe som forenkler håndteringen og reduserer risikoen for feil.
- Brukervennlighet: Integrasjonen med Microsoft 365-applikasjoner gjør sensitivitetsmerking lett tilgjengelig og enkel å bruke for ansatte.
Sensitivitetsmerking i Microsoft 365 er et kraftig verktøy for å beskytte sensitiv informasjon. Ved å tillate klassifisering og beskyttelse av data basert på sensitivitet, hjelper dette verktøyet organisasjoner med å opprettholde sikkerhet, overholde regelverk og effektivisere datahåndteringen. Implementering av sensitivitetsmerking bør være første steg på veien mot å ta i bruk Microsoft 365 CoPilot.
