Software Asset Management (SAM) og bistand ved lisensrevisjon fra Microsoft

Har din bedrift fått revisjon fra Microsoft i form excel-ark til utfylling, kan blinQ bistå deg med arbeidet. blinQ forestår all kommunikasjon med Microsoft, bidrar til å minimere sjansen for feil og redusere eller eliminere behovet for kjøp av nye lisenser. I løpet av prosessen vil blinQ også rådgi og anbefale løsninger for lisensiering og teknologianvendelse nå og i fremtiden for din bedrift.

En eneste Windows Server standard-lisens kan koste din bedrift over kr. 10 000. Forståelse av lisensregler, rutiner for forvaltning og revisjonsprosessen, smart avtaleadministrasjon og evne til å finne verdi i nye muligheter, gjør at din bedrift raskt sparer inn kostnaden flere ganger ved å benytte en ekspert.

Det er fullt mulig å gjennomføre utfylling av en slik «selvangivelse» selv. Men vår erfaring er at det er mange spørsmål og uklarheter knyttet til både prosess og utfylling, hvor det er viktig å ha noen med god kompetanse på området på sin side. En enkel prosess, om man kjenner til den og har gjennomført den tidligere, vil ta minst fem arbeidstimer. De fleste benytter et sted mellom 10 og 15 timer, noen mer.

 

Bistand ved lisensrevisjon: Kun kr 10.000,- eks. mva.

 

Følgende er eksempel på en ordinær revisjonsprosess

  1. Kunde mottar dokumentene fra Microsoft
  2. Kunde henter inn data fra de aktuelle parter (serversiden, klient, desktop-applikasjoner og legger denne dataen inn i excel-ark)
  3. Kunde sender inn første gang til Microsoft
  4. Microsofts revisor forestår en maskinell gjennomgang av skjema og returnerer med spørsmål
  5. Kunde konkretiserer og svarer på spørsmål og sender til Microsoft andre gang
  6. Microsofts revisor gjennomgår svarene og ber om tilsvar på nye spørsmål
  7. Denne prosessen gjentas til er alle ting er avklart og Microsoft er fornøyd
  8. Microsoft sammenstiller lisensbehov med de bruksrettighetene som de finner på kunden
  9. Nye spørsmåls- og avklaringsrunder
  10. Endelig balansetall fra Microsoft med over- eller underdekning (som normalt kreves anskaffet innen to uker).

Spar tid og penger ved å la blinQ ta over dine oppgaver under revisjonen

Bruk tiden din smart og benytt heller blinQ til å forestå all kommunikasjon med Microsoft. Da vil prosessen foregå som følger:

  1. Kunden sender over alle dokumenter til blinQ, som gjennomgår dokumentene og kontrollerer lisensoversikter og formaliteter.
  2. blinQ har gjennomgang med en eller flere hos kunden, eventuelt ekstern konsulent med tilgang, som kan verifisere antall installasjoner og bruk
  3. blinQ fyller ut skjema, avklarer punkter med kunde og sender over til Microsoft
  4. blinQ diskuterer med Microsoft, konkretiserer og avklarer spørsmålsstillinger. Før partene blir enige om eventuell underdekning, avklares alt med kunde og blinQ tar eierskap til prosessen med å redusere kravet eller eliminere det.

Kostnader som kan komme i tillegg

(uavhengig av hvem som utfører Kundens oppgaver ifm. revisjon):

  • Ved en evt underdekning, som kommer frem i de fleste tilfeller, må disse lisensene kjøpes
  • Om det benyttes verktøy til datainnsamling og det er behov for teknisk bistand til innhenting av bruksdata eller oppsett av verktøy.

I prosessen vil vi komme med nyttige tips for å lette både denne prosessen, gjøre det rimeligst mulig og lage enkle rutiner for tilsvarende prosesser i framtiden.

Ønsker dere å se på et avtale- og lisenshåndteringsverktøy, så har vi også erfaring med mange som vi kan rådgi rundt.

 

Har du mer spørsmål om dette eller ønsker denne type bistand, kontakt Henrik Kvisgaard

Microsofts rett til å revidere virksoheten

Microsofts rett til å revidere virksomheten

Ved signering av en avtale fra Microsoft har de rett til en årlig sjekk av bruksmønster og sammenstille dette mot det de finner av lisenser. Det finnes flere type revisjoner, hvor en vanlig variant er at Microsoft sender ut en «selvangivelse» i form av et Excel-ark hvor kunden blir bedt om å legge inn all informasjon om hva som er installert, gjort tilgjengelig opp og hvordan det benyttes. Microsoft har til enhver tid mange slike aktive revisjoner, så sannsynligheten for at din virksomhet blir valgt ut for revisjon bør vurderes som høy